Quy trình và thủ tục thành lập doanh nghiệp mới năm 2023

Thành lập doanh nghiệp/ công ty là hiện thực hóa lý tưởng kinh doanh là một quyết định vô cùng quan trọng. Là thủ tục đầu tiên để thương nhân bước chân gia nhập vào thị trường. Theo đó, để một doanh nghiệp được hình thành cần phải thực hiện thủ tục xin cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch và Đầu tư sở tại nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Vậy quy trình và thủ tục thành lập doanh nghiệp mới năm 2023 được thực hiện như thế nào? Cùng theo dõi bài viết dưới đây của Luật Bravolaw nhé.

Căn cứ pháp lý

• Luật doanh nghiệp 2020
• Nghị định 01/2021/NĐ-CP
• Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT

Thủ tục Thành Lập Mới Doanh Nghiệp/Công Ty

Điều kiện về chủ thể

• Có CMND/ Căn cước công dân/ Hộ chiếu;
• Có đầy đủ năng lực hành vi dân sự;
• Không thuộc đối tượng không được thành lập Công ty (Công chức, viên chức…);

Xác định thành viên/cổ đông góp vốn hay sẽ tự đầu tư

• Đây là vấn đề quan trọng bạn cần phải xác định, số thành viên sẽ ảnh hưởng đến loại hình công ty khi thành lập. Các thành viên/cổ đông góp vốn là những người có thể quyết định sự tồn tại, phát triển hoặc giải thể doanh nghiệp. Hợp lực được những thành viên/cổ đông đồng quan điểm, lý tưởng sẽ là một trong những điều quyết định cho việc thành công của công ty và ngược lại. Hãy suy nghĩ, cân nhắc thật kỹ trước khi lựa chọn hợp tác để cùng thành lập công ty.

Lựa chọn loại hình doanh nghiệp

• Thời điểm hiện tại, có 4 loại hình công ty được đăng ký phổ biến là:
  • Công ty TNHH một thành viên: Do 1 cá nhân hoặc 1 tổ chức làm chủ (có thể thuê, mướn đại diện pháp luật);
  • Công ty TNHH hai thành viên trở lên: Có từ 2 đến không quá 50 thành viên góp vốn, thành viên có thể là cá nhân/tổ chức (có thể thuê, mướn đại diện pháp luật);
  • Công ty cổ phần: Có từ 3 cá nhân hoặc tổ chức trở lên và không hạn chế số lượng cổ đông (có thể thuê, mướn đại diện pháp luật);
  • Doanh nghiệp tư nhân: Do 1 cá nhân làm chủ, chịu trách nhiệm vô hạn bằng chính tài sản cá nhân (Loại hình này rất ít người lựa chọn do tính rủi ro về mặt pháp lý cao);

Các loại hình công ty đều có thể chuyển đổi qua lại được nên khi thành lập bạn cũng không cần quá đặt nặng vấn đề loại hình nào. Sau khi hoạt động ổn định mình hoàn toàn có thể chuyển đổi loại hình cho phù hợp hơn nếu cần.

Đặt tên công ty

• Tên công ty không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký trước trên Cơ sở dữ liệu quốc gia. Tên doanh nghiệp phải viết được bằng tiếng Việt, có thể kèm theo chữ số và ký hiệu, phải phát âm được và có ít nhất hai thành tố:
  • Loại hình doanh nghiệp + Tên riêng
• Xu hướng các doanh nghiệp mới thành lập thường đặt tên liên quan đến những ngành nghề dự định kinh doanh hiện tại và cả các ngành có thể phát triển trong quá trình kinh doanh sau này. Hoặc bạn cũng có thể đặt tên doanh nghiệp ghép kèm các từ tiếng Anh.
• Hiện tại, số lượng doanh nghiệp đăng ký mới ngày càng nhiều. Do đó, trước khi đăng ký tên doanh nghiệp, bạn nên lựa chọn một vài tên dự kiến sau đó tham khảo thêm tên các doanh nghiệp đang hoạt động tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để khi đăng ký đạt tỷ lệ thành công cao nhất.

Địa chỉ trụ sở công ty

• Địa chỉ trụ sở công ty được xác định gồm: 4 cấp
  • “Số nhà kèm tên đường + tên phường/ xã/ thị trấn + tên quận/ huyện/ thị xã/TP thuộc tỉnh + TP trung ương/ tỉnh”
  • Nếu nơi đặt trụ sở chưa có số nhà hoặc chưa có tên đường thì phải có xác nhận của địa phương là địa chỉ đó chưa có số nhà, tên đường nộp kèm theo hồ sơ đăng ký kinh doanh.
  • Nếu địa chỉ dự định thuê làm trụ sở văn phòng trong tòa nhà/ nhà chung cư, bạn nên kiểm tra xem giấy tờ căn hộ đó có chức năng thương mại/ làm văn phòng hay không trước khi tiến hành ký hợp đồng thuê.

Ngành nghề kinh doanh

• Theo quy định, doanh nghiệp có quyền kinh doanh bất cứ ngành nghề nào pháp luật không cấm và cần đăng ký với cơ quan Đăng ký kinh doanh trước khi hoạt động.
• Trước khi thành lập, cần lưu ý xem ngành nghề mình dự định kinh doanh có thuộc danh sách ngành bị cấm hay kinh doanh có điều kiện hay không để thực hiện quá trình kinh doanh đúng quy định của pháp luật.

Vốn điều lệ của doanh nghiệp

• Vốn điều lệ là số vốn do các thành viên, cổ đông góp hoặc cam kết góp trong vòng 90 ngày. Pháp luật không quy định cần phải chứng minh về vốn khi thành lập doanh nghiệp. Trừ trường hợp ngành nghề đăng ký của công ty yêu cầu vốn pháp định thì vốn điều lệ không được thấp hơn mức vốn pháp định này.
  Vốn điều lệ sẽ ảnh hưởng đến mức thuế môn bài phải nộp hàng năm của doanh nghiệp, đồng thời là yếu tố xem xét khi các bên đối tác của bạn tham khảo hợp tác.

Hồ Sơ Cần Thiết Để Chuẩn Bị Thành Lập Doanh Nghiệp Mới

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các thông tin cần thiết, người thực hiện thủ tục đăng ký bắt đầu tiến hành soạn thảo và chuẩn bị hồ sơ cần thiết. Tùy theo loại hình doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh mà hồ sơ cần chuẩn bị sẽ khác nhau. Dưới đây là những loại hồ sơ phổ biến mà hầu hết người thực hiện đều phải chuẩn bị khi thành lập một công ty/ doanh nghiệp mới:

Giấy đề nghị đăng ký công ty

Giấy đề nghị đăng ký công ty là văn bản với nội dung đề nghị đăng ký công ty (doanh nghiệp mới) gửi đến cơ quan thẩm quyền (sở đăng ký kinh doanh). Mẫu nội dung giấy đề nghị được quy định trong các thông tu hướng dẫn (gần nhất là Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT hướng dẫn đăng ký doanh nghiệp).

Điều lệ công ty

Điều lệ công ty là văn bản chứa nội dung thỏa thuận chung giữa những thành viên đối với công ty (đối với Công ty TNHH, Công ty Hợp Danh) hoặc người sáng lập công ty với các cổ đông và giữa các cổ đông với nhau (đối với công ty cổ phần) cùng được soạn căn cứ trên những khuôn mẫu chung của luật pháp (luật doanh nghiệp, luật thuế, luật lao động, luật tài chính, kế toán…) để ấn định cách tạo lập, hoạt động và giải thể công ty một cách hiệu quả.

Mẫu nội dung điều lệ công ty được quy định trong các thông tư hướng dẫn (gần nhất là Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT hướng dẫn đăng ký doanh nghiệp).

Danh sách thành viên/cổ đông góp vốn

Bạn cần chuẩn bị 1 bản danh sách thành viên góp vốn (đối với công ty TNHH) hoặc danh sách cổ đông (đối với công ty cổ phần). Bản danh sách này liệt kê rõ thông tin của từng thành viên/cổ đông cũng như tỷ lệ vốn góp trong công ty mà bạn muốn đăng ký.

Bản sao giấy tờ tùy thân của các thành viên/cổ đông góp vốn

• Sau khi đã có bản danh sách, bạn cần chuẩn chuẩn bị bản sao của một trong các giấy tờ sau đối với mỗi thành viên/cổ đông:
  • Chứng minh nhân dân.
  • Căn cước công dân.
  • Hộ chiếu.
• Việc chọn lựa ai sẽ là thành viên (cổ đông) của công ty sẽ do chủ doanh nghiệp quyết định, tuy nhiên số lượng thành viên và cổ đông sẽ được quy định bởi loại hình doanh nghiệp.
• Lưu ý: thời hạn CMND chưa quá 15 năm.

Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư nếu công ty có yếu tố vốn góp nước ngoài

Trong trường hợp công ty thành có vốn góp từ thành viên, cổ đông là người nước ngoài thì cần phải có Giấy Chứng Nhận Đăng Ký Đầu Tư còn hiệu lực.

Giấy tờ bổ sung trong trường hợp thành viên/cổ đông góp vốn là tổ chức

Trường hợp thành viên góp vốn là tổ chức trong nước thì cần nộp kèm Quyết định thành lập hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ tương đương khác và bản sao hợp lệ giấy chứng thực cá nhân của người đại diện theo ủy quyền quản lý phần vốn góp, văn bản ủy quyền của chủ sở hữu cho người được ủy quyền.

Trường hợp thành viên góp vốn là tổ chức nước ngoài thì bạn cần chuẩn bị thêm các giấy tờ tương tự trường hợp tổ chức trong nước nhưng phải được hợp pháp hóa lãnh sự.

Văn bản ủy quyền cho tổ chức/cá nhân thực hiện thủ tục nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh (nếu người làm thủ tục không phải Đại diện pháp luật)

Trong trường người làm thủ thục không phải là người đại diện pháp luật của công ty, cần có giấy ủy quyền để người nộp hồ sơ có thể thay mặt người đại diện thực hiện các thủ tục liên quan đến hồ sơ.

Các loại hồ sơ khác đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện

Nhiều ngành nghề kinh doanh có điều kiện tại Việt Nam yêu cầu doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ xin cấp các giấy phép đặc biệt, chẳng hạn như Giấy Chứng Nhận Vệ Sinh An Toàn Thực Phẩm đối với ngành sản xuất hàng thực phẩm, Giấy phép xuất nhập khẩu, đối với hoạt động kinh doanh có liên quan đến xuất nhập khẩu.

Quy trình nộp hồ sơ thành lập công ty và thời gian trả kết quả đăng ký doanh

Cách 1: Nộp hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp mới trực tiếp tại sở KH-ĐT

Bước 1: Soạn, ký hồ sơ và chuẩn bị đầy đủ giấy tờ tùy thân như đã liệt kê bên trên

Bước 2: Đến Phòng Đăng Ký Kinh Doanh – Sở Kế Hoạch Đầu Tư tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở để nộp hồ sơ

Bước 3: Chuyên viên phòng Đăng Ký Kinh doanh sẽ kiểm tra tính hợp lệ của bộ hồ sơ và bàn giao cho doanh nghiệp 1 biên nhận có ghi rõ ngày trả kết quả đăng ký doanh nghiệp (03 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ)

Bước 4: Doanh nghiệp căn cứ theo lịch hẹn trên giấy biên nhận để nhận kết quả thành lập công ty.

Bước 5: Trả kết quả

• Sẽ xảy ra 2 trường hợp:
  • Bước 5.1: Nếu hồ sơ không có sai sót: Phòng Đăng Ký Kinh Doanh sẽ tiến hành cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp.
  • Bước 5.2: Nếu hồ sơ có sai sót như: tên công ty bị trùng, gây nhầm lẫn, ngành nghề kinh doanh đăng ký sai mã ngành, địa chỉ công ty không hợp lệ,…Chuyên viên sẽ hướng dẫn doanh nghiệp lại hoàn thiện hồ sơ. Khi đó, doanh nghiệp phải soạn lại hồ sơ theo hướng dẫn và nộp lại hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp đã điều chỉnh. Lúc này, doanh nghiệp phải chờ thêm 03 ngày làm việc để nhận kết quả thành lập công ty

Kết luận: khi nộp hồ sơ trực tiếp (hồ sơ soạn và nộp thủ công) thời hạn tối thiểu từ ngày nộp hồ sơ đến ngày có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp tối thiểu là 03 ngày làm việc.

Ưu điểm: không cần tìm hiểu quy trình nộp hồ sơ qua mạng. Soạn hồ sơ là có thể nộp được ngay.

Nhược điểm: Tại Tp.HCM và Hà Nội, Sở Kế Hoạch Đầu Tư hiện tại không nhận hồ sơ trực tiếp, việc thực hiện thủ tục đăng ký thành lập công ty tất cả phải làm online qua cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Nếu có xảy ra sai sót, cần bổ sung hồ sơ, thì việc đi lại sẽ rất mất rất nhiều thời gian

Cách 2: nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh thông qua hệ thống Cổng Thông Tin Quốc Gia về đăng ký doanh nghiệp

Bước 1: Đăng nhập cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng tài khoản đăng ký kinh doanh

Bước 2: Tạo hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp theo từng đề mục của mà hệ thống yêu cầu

Bước 3: Scan hồ sơ đã soạn và tải file đính kèm

Bước 4: Ký xác thực và nộp hồ sơ vào phòng đăng ký kinh doanh

Bước 5: Sau 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đăng ký qua mạng, hệ thống sẽ gởi email thông báo về tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký.

Bước 6: Trả kết quả

• Có 2 trường hợp xảy ra:
  • Bước 6.1: nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp tiến hành in thông báo chấp thuận được gởi từ cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia, cùng giấy ủy quyền (nếu có): và liên hệ phòng đăng ký doanh nghiệp để nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
  • Bước 6.2: nếu hồ sơ cần bổ sung, điều chỉnh thông tin, trong thời hạn 03 ngày làm việc, Sở KH-ĐT sẽ phản hồi qua email với các lỗi cần chỉnh sửa. Doanh nghiệp chỉ cần chỉnh sửa theo yêu cầu và nộp lại hồ sơ. Và 03 ngày làm việc kế tiếp, Sở KH-ĐT sẽ phản hồi kết quả thông qua email. Khi đó, doanh nghiệp làm theo bước 6.1, 01 ngày sau sẽ nhận được GPKD

Kết luận: khi nộp hồ sơ thông qua hệ thống đăng ký doanh nghiệp trên cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia. Kể từ ngày nộp hồ sơ đến khi nhận được giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là 03 ngày làm việc

Ưu điểm: Hồ sơ được hướng dẫn rất cụ thể qua email được phản hồi từ phòng đăng ký kinh doanh – Sở KH-ĐT tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương. Nếu có sai sót, doanh nghiệp không cần đến sở KH-ĐT để được hướng dẫn, hạn chế thời gian đi lại, không phải đến nộp hồ sơ trong 1 khung giờ hạn hẹp nếu đăng ký thành lập doanh nghiệp tại Tp.Hồ Chí Minh và Hà Nội.

Nhược điểm: Phải nhập thông tin thành đăng ký thành lập công ty 2 lần: lần 1 – tại cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia. Lần 2 – tại bộ mẫu biểu đăng ký thành lập công ty được quy định tại Nghị định 01/2021/ND-CP. Việc cập nhật thông tin công ty 2 lần có thể xảy ra việc sai lệch thông tin khi nhập liệu.