Văn phòng đại diện là một hình thức mở rộng của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp thúc đấy, xúc tiến hoạt động kinh doanh. Vậy thủ tục thành lập văn phòng đại diện ra sao? Cần chuẩn bị những giấy tờ gì ? Hãy cùng Luật Bravolaw tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé.
Thế nào là văn phòng đại diện công ty ?
Văn phòng đại diện được quy định là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Tuy nhiên, lưu ý văn phòng đại diện không được thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.
Như vậy, văn phòng đại diện có sẽ quyền thực hiện những nhiệm vụ sau:
- Hoạt động đúng mục đích, phạm vi và thời hạn đã đăng ký với cơ quan nhà nước và được quy định trong giấy phép thành lập
- Thuê trụ sở; thuê hoặc mua các phương tiện, vật dụng cần thiết cho hoạt động của văn phòng đại diện.
- Tuyển dụng lao động (có thể là người Việt Nam hoặc người nước ngoài) làm việc tại văn phòng đại diện
- Đăng ký tài khoản tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này trong các hoạt động của văn phòng đại diện
- Có con dấu riêng của văn phòng đại diện
Ngược lại, văn phòng đại diện cũng phải thực hiện nghĩa vụ:
- Không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp
- Chỉ được thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại trong phạm vi cho phép.
- Không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của thương nhân nước ngoài, trừ trường hợp có giấy uỷ quyền hợp pháp
- Nộp thuế, phí, lệ phí và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác
- Báo cáo hoạt động của văn phòng đại diện định kỳ theo quy định
Có thể thấy, văn phòng đại diện phù hợp với những công ty đang có nhu cầu thành lập một địa chỉ hợp pháp phục vụ cho các giao dịch, hoạt động tại các địa phương khác. Nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng đại diện chịu trách nhiệm liên lạc, giao dịch với các đối tác kinh doanh; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới,… nhưng không được thực hiện hoạt động nhằm phát sinh lợi nhuận trực tiếp.
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty
Doanh nghiệp Việt Nam thành lập văn phòng đại diện trong nước
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện cần chuẩn bị những văn bản, giấy tờ sau:
- Văn bản thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện
- Quyết định bằng văn bản về việc thành lập văn phòng đại diện (của chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên hoặc công ty tư nhân, của Hội đồng thành viên công ty TNHH hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông công ty cổ phần, của các thành viên công ty hợp danh)
- Bản sao biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện (đối với công ty cổ phần, công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty hợp danh): ghi rõ những nội dung liên quan về việc thành lập văn phòng đại diện như đối với thông báo thành lập văn phòng đại diện.
- Bản sao quyết định bổ nhiệm người đứng đầu điều hành và quản lý văn phòng đại diện
- Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ cá nhân chứng thực của người đứng đầu văn phòng đại diện (Thẻ căn cước công dân/Chứng minh nhân dân/Hộ chiếu còn hiệu lực).
- Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin về đăng ký doanh nghiệp
- Giấy tờ ủy quyền cho tổ chức/ cá nhân thực hiện thủ tục
Doanh nghiệp Việt Nam thành lập văn phòng đại diện tại nước ngoài
Đối với việc doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện tại nước ngoài, hồ sơ đăng ký tại cơ quan nhà nước Việt Nam cần chuẩn bị:
- Văn bản thông báo về việc lập văn phòng đại diện ở nước ngoài
- Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương do cơ quan có thẩm quyeend nước ngoài cấp
- Giấy tờ ủy quyền cho tổ chức/ cá nhân thực hiện thủ tục
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện đầy đủ, chính xác
Người thành lập công ty hoặc người được ủy quyền có trách nhiệm chuẩn bị đầy đủ hồ sơ nêu trên. Các giấy tờ, văn bản phải đảm bảo chính xác, hợp lệ theo quy định
Bước 2: Nộp hồ sơ
Khi đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải gửi Thông báo thành lập văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện, kèm theo phải có các văn bản được nêu tại thành phần hồ sơ.
Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện theo hai cách:
- Nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch đầu tư tỉnh/ thành phố nơi dự kiến đặt văn phòng đại diện
- Nộp hồ sơ điện tử trên website https://dangkykinhdoanh.gov.vn. Sau khi hồ sơ nộp hợp lệ, sẽ phải trực tiếp đến Bộ phận một cửa thuộc Sở Kế hoạch và đầu tư nộp lại bản giấy các giấy tờ cần thiết.
Bước 3: Nhận kết quả
Sau khi nhận đầy đủ hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và giải quyết hồ sơ của doanh nghiệp.
Nếu hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho doanh nghiệp. Trong trường hợp doanh nghiệp Việt Nam thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài, Phòng Đăng ký kinh doanh tiến hành bổ sung thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Ngược lại, nếu hồ sơ không hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ từ chối bằng văn bản và hướng dẫn sửa đổi hồ sơ. Người thực hiện thủ tục phải quay trở lại thực hiện bước chuẩn bị hồ sơ.
Nếu bạn quan tâm đến thủ tục thành lập văn phòng đại diện, hy vọng bài viết này sẽ cung cấp những thông tin hữu ích. Nếu cần hỗ trợ hoặc thông tin chi tiết hoặc sử dụng dịch vụ thành lập công ty, đừng ngần ngại liên hệ theo số 1900 6296 để được tư vấn nhanh chóng, kịp thời và chính xác nhất.