Hướng dẫn thủ tục thay đổi địa chỉ công ty theo quy định

Pháp luật quy định khi thay đổi địa chỉ trụ sở công ty thì công ty phải thực hiện các bước thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký thành lập doanh nghiệp. Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cần phải tuân thủ quy định của pháp luật. Rất nhiều người thắc mắc về thay đổi địa chỉ công ty ra sao? Do vậy Luật Bravolaw mời bạn tham khảo bài viết Hướng dẫn thủ tục thay đổi địa chỉ công ty theo quy định hiện hành.

Căn cứ pháp lý

• Luật Doanh nghiệp 2020
• Nghị định 01/2021/NĐ-CP

Quy định của pháp luật về địa chỉ trụ sở công ty

Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Trên thực tế, trụ sở chính của doanh nghiệp có những đặc điểm cơ bản như sau:

• Được ghi nhận trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh do cơ quan đăng ký kinh doanh cấp;
• Trụ sở chính doanh nghiệp phải có địa chỉ cụ thể theo địa giới hành chính;
• Trụ sở chính không được đặt tại chung cư. Trong đó, nghiêm cấm đặt trụ sở chính của công ty tại nhà chung cư có mục đích để ở (theo khoản 11 Điều 6 Luật Nhà ở 2014);
• Không bắt buộc phải diễn ra hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Trường hợp thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh

Theo Luật doanh nghiệp 2020 và Nghị định số 01/2021/NĐ-CP, sẽ có các trường hợp thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh sau:

Thay đổi địa chỉ trụ sở kinh doanh đến nơi khác cùng quận, huyện thành phố trực thuộc trung ương

Trường hợp doanh nghiệp chuyển địa chỉ trụ sở doanh nghiệp đến nơi khác trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi doanh nghiệp đã đăng ký. Trong trường hợp này cơ quan thuế quản lý với doanh nghiệp sẽ không thay đổi và vẫn do Phòng quản lý kinh doanh tại quận huyện thành phố trực thuộc trung ương đó quản lý. Nên việc thay đổi địa chỉ trụ sở vẫn sẽ thực hiện tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký.

Thay đổi địa chỉ trụ sở kinh doanh đến nơi khác quận, huyện, thành phố trực thuộc trung ương

Đối với doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi địa chỉ công ty khác quận, huyện thành phố trực trung ương so với trụ sở doanh nghiệp hiện tại.

Trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính sang quận, huyện, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác nơi đặt trụ sở chính dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với Cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế. Sau đó mới thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh khác quận tại Phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở mới. (Theo khoản 1 Điều 47 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP)

Chuyển địa chỉ sang một tỉnh/thành phố khác

Trường hợp này cũng tương tự như với trường hợp đổi địa chỉ sang quận huyện khác cùng thuộc một tỉnh. Cơ quan quản lý thuế với doanh nghiệp sẽ thay đổi. Do đó trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính sang tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác nơi đặt trụ sở chính dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với Cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế. Doanh nghiệp gửi hồ sơ đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi dự định đặt trụ sở mới thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở kinh doanh.

Hướng dẫn thủ tục thay đổi địa chỉ công ty

Bước 1: Lựa chọn địa chỉ trụ sở công ty phù hợp với quy định của pháp luật

Trước hết, để thực hiện thủ thủ tục thay đổi địa chỉ, công ty phải lựa chọn địa chỉ trụ sở mới.

Cần chú ý rằng việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp. Khi tiến hành thay đổi trụ sở chính của công ty, xác định rõ phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương của nơi đặt trụ sở mới để tiến hành thay đổi địa chỉ chính thuận lợi.

Lưu ý: Trụ sở chính của doanh nghiệp không được là nhà chung cư, nhà tập thế trừ khi chứng minh được mục đích sử dụng theo quy hoạch xây dựng là toà nhà văn phòng, hoặc có quyền sử dụng hợp pháp thông qua Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty

Để thực hiện thủ tục tại cơ quan hành chính, cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, tài liệu hợp lệ. Thành phần hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở bao gồm:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, cụ thể là thông báo về việc thay đổi địa chỉ công ty
• Biên bản họp về việc đổi địa chỉ trụ sở (đối với công ty cổ phần, công ty hợp danh và công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên)
• Quyết định thay đổi địa chỉ trụ sở công ty
  Giấy giới thiệu, giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ – trong trường hợp không phải đại điện pháp luật công ty trực tiếp đi nộp
• Thông báo về việc sử dụng con dấu mới – nếu con dấu cũ có khắc địa chỉ công ty ( Lưu ý: Đối với con dấu khắc mới theo quy định pháp luật doanh nghiệp hiện hành doanh nghiệp không nên khắc quận của trụ sở công ty lên con dấu để tránh sau này có sự thay đổi lại phải thực hiện thủ tục khắc lại con dấu pháp nhân công ty.
• Giấy đề nghị công bố thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp
• Văn bản khác liên quan đến việc thay đổi địa chỉ

Bước 3: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, bước tiếp theo phải nộp đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Cụ thể, cơ quan có thẩm quyền giải quyết thủ tục thay đổi trụ sở là Sở kế hoạch và Đầu tư tỉnh/ thành phố nơi doanh nghiệp đang đặt trụ sở. Bộ phận thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký kinh doanh là Bộ phận một cửa – Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch & Đầu tư tỉnh/ thành phố.

Lưu ý: Tại địa bàn thành phố Hà Nội thì sẽ bắt buộc phải nộp hồ sơ qua mạng tại địa chỉ: https://dangkykinhdoanh.gov.vn. Nếu nộp trực tiếp sẽ bị từ chối.

Bước 4: Công bố thông tin thay đổi đăng ký doanh nghiệp

Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ tại Sở Kế hoạch đầu tư doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy phép chứng nhận đăng ký doanh nghiệp công nhận địa chỉ công ty mới.

Sau đó, doanh nghiệp phải thực hiện Công bố thông tin – đây là thủ tục bắt buộc khi thay đổi đăng ký doanh nghiệp.

Do đó, doanh nghiệp nên thực hiện công bố thông tin thay đổi đúng hạn để tránh bị xử lý vi phạm hành chính, gây ảnh hưởng về công việc kinh doanh của công ty.

Trên đây là bài viết tư vấn về của Luật Bravolaw về chủ đề trên. Để biết thêm thông tin chi tiết, tham khảo thêm dịch vụ tư vấn thành lập công ty miễn phí của chúng tôi vui lòng liên hệ Hotline: 1900 6296 nhé!, Chúng tôi sẽ hỗ trợ 24/7, giúp bạn tiết kiệm chi phí và ít đi lại.