Thủ tục thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh

Trụ sở đăng ký kinh doanh là một trong các thông tin bắt buộc phải có trong giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, việc này liên quan đến các thủ tục thực hiện và các thông tin khác đối với doanh nghiệp. Thủ tục thực hiện việc thay đổi địa chỉ này như thế nào? Thành phần hồ sơ thực hiện gồm những giấy tờ gì? Không thông báo về việc thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh bị phạt ra sao? Để làm rõ vấn đề này, Luật Bravolaw xin giới thiệu đến bạn đọc bài viết “Thủ tục thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh“. Mời bạn đọc cùng tham khảo để giải đáp câu hỏi ở trên nhé.

Căn cứ pháp lý

• Luật Doanh nghiệp 2020
• Nghị định 01/2021/NĐ-CP

Địa chỉ doanh nghiệp trên Giấy phép kinh doanh

Giấy phép kinh doanh là gì?

Trên thực tế thuật ngữ “giấy phép kinh doanh” là một từ ngữ thông dụng mà mọi người gọi chung cho nhiều loại giấy chứng nhận, hoặc giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Tuy nhiên theo đúng chính xác thuật ngữ này phải được gọi là “Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp”.

Theo quy định tại khoản 15 Điều 4 Luật doanh nghiệp 2020:

“Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là văn bản bằng bản giấy hoặc bản điện tử ghi lại những thông tin về đăng ký doanh nghiệp mà Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp cho doanh nghiệp.”

Có thể thấy, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là giấy chứng nhận của cơ quan hành chính công Nhà nước, ghi nhận một số thông tin cơ bản nhất của doanh nghiệp và là cơ sở xác định nghĩa vụ bảo hộ quyền sở hữu tên doanh nghiệp của Nhà nước.

Về nội dung giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, theo Điều 28 Luật doanh 2020 thì:

“Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

1. Tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp;

2. Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp;

3. Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần; đối với thành viên hợp danh của công ty hợp danh; đối với chủ doanh nghiệp của doanh nghiệp tư nhân. Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp và địa chỉ trụ sở chính của thành viên là tổ chức đối với công ty trách nhiệm hữu hạn;

4. Vốn điều lệ đối với công ty, vốn đầu tư đối với doanh nghiệp tư nhân.”

Địa chỉ doanh nghiệp trên giấy phép kinh doanh

Có thể thấy trên Giấy phép kinh doanh (giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp) sẽ phải ghi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp và đây là nội dung bắt buộc.

Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Trên thực tế, trụ sở chính của doanh nghiệp có những đặc điểm cơ bản như sau:

• Được ghi nhận trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh do cơ quan đăng ký kinh doanh cấp;
• Trụ sở chính doanh nghiệp phải có địa chỉ cụ thể theo địa giới hành chính;
• Trụ sở chính không được đặt tại chung cư. Trong đó, nghiêm cấp đặt trụ sở chính của công ty tại nhà chung cư có mục đích để ở (theo khoản 11 Điều 6 Luật Nhà ở 2014);
• Không bắt buộc phải diễn ra hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Các trường hợp thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh

Theo Luật doanh nghiệp 2020 và Nghị định số 01/2021/NĐ-CP, sẽ có các trường hợp thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh sau:

Thay đổi địa chỉ trụ sở kinh doanh đến nơi khác cùng quận, huyện thành phố trực thuộc trung ương

Trường hợp doanh nghiệp chuyển địa chỉ trụ sở doanh nghiệp đến nơi khác trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi doanh nghiệp đã đăng ký. Trong trường hợp này cơ quan thuế quản lý với doanh nghiệp sẽ không thay đổi và vẫn do Phòng quản lý kinh doanh tại quận huyện thành phố trực thuộc trung ương đó quản lý. Nên việc thay đổi địa chỉ trụ sở vẫn sẽ thực hiện tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký.

Thay đổi địa chỉ trụ sở kinh doanh đến nơi khác quận, huyện, thành phố trực thuộc trung ương

Đối với doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi địa chỉ công ty khác quận, huyện thành phố trực trung ương so với trụ sở doanh nghiệp hiện tại.

Trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính sang quận, huyện, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác nơi đặt trụ sở chính dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với Cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế. Sau đó mới thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh khác quận tại Phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở mới. (Theo khoản 1 Điều 47 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP)

Chuyển địa chỉ sang một tỉnh/thành phố khác

Trường hợp này cũng tương tự như với trường hợp đổi địa chỉ sang quận huyện khác cùng thuộc một tỉnh. Cơ quan quản lý thuế với doanh nghiệp sẽ thay đổi. Do đó trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính sang tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác nơi đặt trụ sở chính dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với Cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế. Doanh nghiệp gửi hồ sơ đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi dự định đặt trụ sở mới thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở kinh doanh.

Thủ tục thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh

Doanh nghiệp chịu trách nhiệm thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi (Khoản 2 Điều 31 Luật doan nghiệp 2020). Do đó khi thay đổi đại chỉ trụ sở trên giấy chưgn

Theo Khoản 1 Điều 31 Luật doanh nghiệp 2020 quy định:

“1. Doanh nghiệp phải thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh khi thay đổi một trong những nội dung sau đây:

a) Ngành, nghề kinh doanh;

b) Cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài đối với công ty cổ phần, trừ trường hợp đối với công ty niêm yết;

c) Nội dung khác trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.”

Do đó khi thay đổi nội dung trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp sẽ cần làm thủ tục thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh.

Doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi địa chỉ trụ sở trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có thể tham khảo thủ tục thực hiện sau theo Điều Điều 47 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP.

Hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở trên giấy phép kinh doanh

Theo điểm b khoản 2 Điều 47 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP, hồ sơ thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh bao gồm các giấy tờ sau:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký.
• Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.

Trình tự thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh

Theo Điều 31 Luật Doanh nghiệp 2020, thủ tục thay đổi địa chỉ của doanh nghiệp trên giấy phép kinh doanh như sau:

Bước 1: Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày có sự thay đổi về địa chỉ công ty, doanh nghiệp phải có trách nhiệm thông báo và thực hiện thủ tục tại Sở Kế hoạch và Đầu tư.

Bước 2: Doanh nghiệp nộp hồ sơ theo quy định trên tại Phòng Đăng ký kinh doanh, Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính

Bước 3: Phòng Đăng ký kinh doanh trao biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận trong vòng 03 ngày làm việc.

Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp. Trường hợp từ chối sửa đổi, bổ sung thông tin theo nội dung thông báo thay đổi đăng ký doanh nghiệp thì phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do.

Trước khi thực hiện việc thay đổi địa chỉ công ty cần phải thực hiện các thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa chỉ theo quy định pháp luật về thuế trường hợp có thay đổi về cơ quan quản lý thuế do sự thay đổi về địa chỉ trụ sở.

Không đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở doanh nghiệp trong thời hạn quy định bị phạt như thế nào?

Doanh nghiệp chịu trách nhiệm thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi (Khoản 2 Điều 31 Luật doanh nghiệp 2020). Do đó khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở kinh doanh thì cần phải thực hiện việc thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi đại chỉ.

Theo Điều 44 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, trường hợp doanh nghiệp có vi phạm về thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, sẽ bị xử lý như sau:

1. Cảnh cáo đối với hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 01 ngày đến 10 ngày.

2. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 11 ngày đến 30 ngày.

3. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 31 ngày đến 90 ngày.

4. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên.

5. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với hành vi không đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.

6. Biện pháp khắc phục hậu quả:

a) Buộc đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh đối với hành vi vi phạm quy định tại khoản 1, khoản 2, khoản 3 và khoản 4 Điều này trong trường hợp chưa đăng ký thay đổi theo quy định;

b) Buộc đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh đối với hành vi vi phạm quy định tại khoản 5 Điều này.

Theo đó có thể thấy tùy thuộc vào thời điểm tiến hành thông báo thay đổi chậm mà doanh nghiệp sẽ bị phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng và đồng thời sẽ bị buộc phải đăng ký thay đổi đại chỉ trụ sở trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo quy định.

Trên đây là tư vấn về “Thủ tục thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh”. Mong rằng các kiến thức trên có thể giúp ích cho bạn trong quá trình thực hiện. Quý khách hàng cần tư vấn thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp hãy liên hệ Luật Bravolaw theo Zalo và Hotline: 1900 6296 để được chúng tối tư vấn nhé!.